Die Digitalisierung von Dokumenten gehört heute zum Praxisalltag. Doch eine Frage taucht immer wieder auf: Was passiert eigentlich mit den Dateien, nachdem sie in das CGM PRAXISARCHIV importiert wurden?
Beim Einrichten einer neuen Datenquelle im Archivsystem stehen Ihnen grundsätzlich zwei verschiedene Importmethoden zur Verfügung: AutoImport und Dateisystem. Beide Varianten erfüllen unterschiedliche Aufgaben und können je nach Praxisworkflow sinnvoll eingesetzt werden.
AutoImport – automatisches Aufräumen nach dem Import
Bei der Option AutoImport wird der überwachte Ordner nach der erfolgreichen Archivierung automatisch bereinigt.
Das bedeutet:
- Die Dateien werden in das CGM PRAXISARCHIV übernommen
- Anschließend werden sie aus dem Importordner entfernt oder – je nach Einstellung – in den Papierkorb verschoben
Diese Methode eignet sich besonders gut, wenn Sie verhindern möchten, dass sich im Importverzeichnis mit der Zeit große Mengen an bereits archivierten Dateien ansammeln. Gerade in Praxen mit hohem Dokumentenaufkommen sorgt diese Funktion für mehr Übersicht und weniger manuellen Aufwand.
Dateisystem – Originaldateien bleiben erhalten
Die zweite Variante ist die Datenquelle Dateisystem. Hier bleibt der überwachte Ordner unverändert bestehen.
Das bedeutet:
- Die Dateien werden ebenfalls ins Archiv importiert.
- Die Originaldateien bleiben jedoch im Importordner erhalten.
Diese Einstellung ist ideal, wenn Dokumente aus organisatorischen oder technischen Gründen zusätzlich außerhalb des Archivs gespeichert bleiben sollen – zum Beispiel zur Weiterverarbeitung in anderen Systemen oder zur Sicherung von Originaldateien.
Extra-Tipp für ALBIS-Anwender:
Für jede Datenquelle im CGM PRAXISARCHIV können Sie ein eigenes Karteikartenkürzel für ALBIS definieren. Damit lässt sich der Dokumentenimport optimal an Ihre Praxisabläufe anpassen. Dokumente landen so automatisch in der richtigen Karteikarte und Kategorie, ohne dass zusätzliche Nacharbeit erforderlich ist.
Ob AutoImport oder Dateisystem – beide Importarten haben ihre Vorteile. Entscheidend ist, wie Ihre Praxis mit den Originaldateien umgehen möchte:
- AutoImport: Ideal für automatisches Aufräumen und strukturierte Importordner
- Dateisystem: Perfekt, wenn Originaldateien im Importverzeichnis erhalten bleiben sollen
Durch die flexible Konfiguration der Datenquellen können Sie den Dokumentenimport im CGM PRAXISARCHIV exakt auf die Anforderungen Ihrer Praxis abstimmen.
